Het nieuwe verandermanagement in 5 stappen – stap 3: het betrekken van de organisatie bij de gewenste verandering

07 april 2021 in

Signific helpt organisaties bij het verbeteren van hun prestaties. Onze dienstverlening richt zich vaak op het verhogen van kwaliteit of productiviteit. Over het algemeen start onze dienstverlening met advies, waarna een implementatie volgt. Vaak wordt de aanpak ondersteunt door training of coaching.

Het productiever of foutlozer werken is vaak gericht op procesverbetering, organisatie inrichting of besturing. Het betreft hier de feitelijke verandering: het ‘wat’. Dergelijke trajecten staan of vallen echter met een goede verandermanagement aanpak; wij noemen dit het ‘hoe’. Hoe kom je tot een goed advies?  Hoe betrek je een organisatie bij de contouren of details van de feitelijke verandering? Een succesvolle (en dus blijvende) prestatieverbetering zorgt ervoor dat zowel de ‘wat’ als ‘hoe’ vraag goed worden beantwoord.

Dit blog is onderdeel van een reeks die ingaat op Significs verandermanagement aanpak, die in de kern uit vijf stappen bestaat:

  1. Een intake met de opdrachtgevers 
  2. Het laten opstellen van een veranderverhaal
  3. Het betrekken van de organisatie bij de gewenste verbetering
  4. Het meten van commitment tijdens het verandertraject
  5. Evaluatie en afsluiting van het traject

In dit blog gaan we verder in op de derde stap: het betrekken van je organisatie bij verandering. Heb je blog één en twee nog niet gelezen? Deze vind je hier!

Waarom en wanneer betrek je medewerkers bij een verandering?

Verandering van bovenaf opgelegd zorgt meestal voor veel onvrede, weerstand en op de langere termijn minder succes. Dergelijke top down veranderingen beklijven vaak niet of slechts deels. Het uitgangspunt van Significs verandermanagement aanpak is daarom voor een groot deel gestoeld op co-creatie: samen met medewerkers en leidinggevenden een verandering ontwerpen en implementeren. 

Sommige veranderingen lenen zich minder voor co-creatie. Dit zijn vaak ofwel vrij binaire veranderingen (denk aan het stoppen of doorgaan met de verkoop van een bepaald type product, of het verhuizen van de werkplek van medewerkers) ofwel veranderingen die met een turnaround te maken hebben (er moet urgent veranderd worden  om het bedrijf te laten overleven – er is geen tijd om aan co-creatie te doen). In deze gevallen blijft het belangrijk om hierover een goed veranderverhaal te vertellen, zodat medewerkers begrijpen waarom een bepaalde verandering in gang wordt gezet. Ook moet er gedurende de verandering transparant gecommuniceerd worden en gelegenheid zijn om vragen te stellen of suggesties te doen door medewerkers om mogelijk de nadelen van een verandering te verzachten. 

Voor de meeste veranderingen is co-creatie echter wel mogelijk. Uitgangspunt in Significs aanpak is om in principe daarom altijd zo vroeg mogelijk met co-creatie te beginnen. Hoe later je medewerkers laat aanhaken bij een ingezette verandering, hoe groter de kans is dat medewerkers zich niet betrokken voelen bij deze verandering en dat de uiteindelijke snelheid van veranderen lager is dan gewenst.

Welke werkvormen kan je gebruiken om met medewerkers een verandering uit te stippelen?

Signific gebruikt verschillende werkvormen om co-creatie tot stand te brengen. Uiteraard afhankelijk van een verandering kies je de juiste werkvorm uit. Veel van onze werkvormen zijn gebaseerd op ons inside-out model. In één van onze vorige blogs leer je meer over dit model. 

In de kern gaat het erom dat je rekening houdt met het feit dat de rationale achter een visie, de logica, vaak niet volledig aansluit bij de behoefte van medewerkers. Medewerkers vinden vragen als: ‘wat betekent deze verandering voor m’n dagelijks werk?’, ‘ in welk team kom ik straks te werken?’, ‘kan ik straks nog wel van betekenis zijn voor mijn klanten of mijn kennis goed gebruiken?’ vaak net zo belangrijk als de logica achter een verandering. Deze vragen worden klassiek door verandermanagers niet vanaf het begin geadresseerd, maar dit is in het nieuwe verandermanagement juist wel een belangrijk ingrediënt. 

Bij het starten van een bepaalde verandering, vragen wij de directie of leider van een bepaalde verandering heel duidelijke kaders te definiëren waaraan een bepaalde verandering moet voldoen. Deze kaders worden toegelicht tijdens een communicatiemoment (op basis van een veranderverhaal). Over de kaders kan uiteraard gediscussieerd worden en op basis van feedback mogelijk nog iets worden aangescherpt. Daarna gaan medewerkers binnen de gestelde kaders uitwerken hoe de kaders operationeel kunnen worden gemaakt. Mogelijk kan deze uitwerking ook de gestelde kaders weer iets beïnvloeden. Zo krijg je eigenlijk iteratief een wisselwerking tussen de visie en de praktische vertaling door medewerkers. Volgens deze iteratieve aanpak werken, levert uiteindelijk de grootste kans op gedragenheid van een verandering. Medewerkers zijn tenslotte bij het proces betrokken geweest en hebben hun feedback kunnen geven op de kaders die gesteld worden. Wil je meer leren over deze iteratieve aanpak van veranderen? Meld je dan aan voor onze change management masterclass!

Co-creatie betekent soms water bij de wijn doen, maar op de langere termijn smaakt het toch beter!

En ja, natuurlijk vraagt het veranderen op basis van co-creatie dat je – ook als directie – water bij de wijn doet. Misschien heb je als leider uitgesproken ideeën over hoe operationeel iets aangepast moet worden. Echter, wil je gedragenheid en een blijvende verandering, dan is het van essentieel belang om medewerkers een belangrijke rol in een verandering te geven. Signific gelooft in het 100% succesvol implementeren van een 80% perfecte oplossing. De verandermanager die perse voor een 100% oplossing gaat, implementeert vaak zonder succes met uiteindelijk een slecht resultaat. Het is de rol van de verandermanager om de balans te houden tussen de hoeveelheid wijn en het kleine scheutje water dat moet worden toegevoegd om de wijn toch nog goed te laten smaken voor iedereen.

In de volgende blogs gaan we in op de laatste twee stappen van Significs verandermangementaanpak. Wil je hier vast wat meer over leren, lees dan ondertussen onze andere blogs of whitepapers of stel je vraag direct aan ons voor vrijblijvend advies om je goed op weg te helpen!