Het nieuwe verandermanagement in 5 stappen – stap 1: de intake met je opdrachtgever

30 januari 2021 in

Signific helpt organisaties bij het verbeteren van hun prestaties. Over het algemeen start onze dienstverlening met advies, waarna een implementatie volgt. Vaak wordt de aanpak ondersteunt door training of coaching.

Het verbeteren van prestaties in organisaties is vaak gericht op organisatieinrichting, procesverbetering of besturing. Het betreft hier de feitelijke verandering: het ‘wat’. Dergelijke verbetertrajecten staan of vallen echter met een goede verandermanagement aanpak; wij noemen dit het ‘hoe’. Hoe kom je tot een goed advies?  Hoe betrek je een organisatie bij de contouren of details van de feitelijke verandering? Een succesvolle (en dus blijvende) prestatieverbetering vraagt dat je zowel de ‘wat’ als ‘hoe’ vraag goed beantwoordt.

De komende blogs willen we delen hoe Significs verandermanagement aanpak eruit ziet. In de kern bestaat deze uit een vijftal stappen:

  1. Een intake met de opdrachtgevers 
  2. Het laten opstellen van een veranderverhaal
  3. Het betrekken van de organisatie bij de gewenste verbetering
  4. Het meten van commitment tijdens het verandertraject
  5. Evaluatie en afsluiting van het traject

Misschien zeg je als ervaren project- of verandermanager dat dit een bekend stappenplan is. Onze aanpak is echter heel simpel en concreet, waar mogelijk data-gedreven en gebaseerd op co-creatie met alle stakeholders. In de komende blogs gaan we hier verder op in. In dit blog starten we met het begin: het organiseren van een intake met de opdrachtgever. Hoe doe je dat? Wat zijn daarin de cruciale succesfactoren? 

De intake is niet een ja-knik sessie met je opdrachtgever

Stel je krijgt als projectmanager de opdracht een groot project in goede banen te leiden, bijvoorbeeld het herinrichten van een afdeling of het implementeren van een vernieuwd IT systeem. Wat ga je dan bespreken met je opdrachtgever? Eigenlijk is de eerste vraag die je jezelf moet stellen: wie is formeel mijn opdrachtgever? Is dat duidelijk voor jou of voor anderen in de organisatie? Zonder duidelijke opdrachtgever die uiteindelijk eigenaar is van het project, is de kans van slagen van het project nihil.

Voor het gemak gaan we er even vanuit dat je opdrachtgever bekend is. Misschien heeft deze persoon jou gevraagd om dit project te trekken. Zodra je begint aan dit project is het belangrijk om een formele intake te houden met je opdrachtgever. De vraag aan jou of je met het project wil starten is uiteraard niet voldoende om direct te beginnen. Je hebt verschillende zaken te bespreken met je opdrachtgever die later gaan bepalen of je succesvol kunt zijn in je project ofwel de verandering die je moet gaan realiseren. 

Een intake met je opdrachtgever kan best spannend zijn, tijdens de intake ga je tenslotte zien of je op een lijn zit qua doelstelling en aanpak van het project. Een intake is zeker niet een interview waarbij je enkel ophaalt wat de verwachting is van de opdrachtgever, maar is juist een plek om te verkennen of je het bij de start van een project eens bent over de doelstelling en vooral de aanpak. Maak er dus geen ja-knik sessie van, maar geef aan hoe jij denkt het project op te zetten en durf hierop tegengas te geven als je opdrachtgever het anders ziet!

Zorg ervoor dat je de inhoud en uitvoering van het project kan laten beïnvloeden door verschillende stakeholders

Bij een intake met je opdrachtgever is eigenlijk het doel om een denkbeeldige project charter te creëren door met elkaar in gesprek te gaan over de opdracht. Hier staan vaak de inhoudelijke zaken van een project in, zoals:

  • Wat is het doel van het procent
  • Waarom is dit project / doel belangrijk
  • Is de oplossing (de manier om het doel te bereiken) al duidelijk, zo ja, hoe ziet deze oplossing eruit?
  • Zijn er subdoelen te definiëren?
  • Wat zijn de te verwachten kosten, baten en risico’s van dit project
  • Hoe is het projectteam samengesteld
  • Wat zijn de te verwachten tijdslijnen; hoe ziet op hoofdlijnen de planning eruit

Deze onderdelen van een charter zal je herkennen als je vaker projecten geleid hebt. Echter stopt het hier vaak. De elementen zoals hierboven beschreven zijn eigenlijk allemaal elementen van een charter die de ‘wat’ vraag adresseren: wat willen we bereiken, welke oplossing hebben we in gedachten, kan dit binnen bepaalde tijdslijnen gerealiseerd worden en wat gaat dit kosten en opleveren?

Uiteraard is dit belangrijk, maar ‘het nieuwe verandermanagement’ vraagt meer: ook de ‘hoe’ vraag moet direct bij een intake beantwoord worden om echt succesvol te zijn. Eigenlijk valt de ‘hoe’ vraag bij de intake in drie vragen uiteen:

  • Hoe betrekken we medewerkers bij deze verandering?
  • Hoe weten of meten we dat de verandering werkt en dat stakeholders de verandering dragen?
  • In hoeverre kunnen we bijsturen (de oplossingsrichting) deels aanpassen om meer gedragenheid te krijgen?

Vergis je niet, dit gaat niet om een slim communicatieplan over je project om mensen te informeren en overtuigen dat het project goed en nodig is. Dit gaat juist over de vraag in hoeverre de opdrachtgever bereid is op sommige fronten water bij de wijn te doen en om misschien net niet de op papier beste oplossing te realiseren. Kan de opdrachtgever ook tevreden zijn met een 80% versie van die perfecte oplossing die wel gedragen wordt door alle betrokkenen? Leg deze vraag dus tijdens de intake op tafel. Als hier geen ruimte is, wordt het een moeilijk project, waar je vooral top-down de verandering probeert af te dwingen. Een dergelijke aanpak is meestal niet wenselijk, enkel in zeer uitzonderlijke (urgente) situaties.

Een intake voor een project is het fundament voor een goed vervolg

Je intake is achter de rug? Dan heb je nu dus een goed beeld van wat je gaat doen: wat je wilt bereiken en hoe je hier anderen bij gaat betrekken. Het bespreken van de verandermanagement aanpak van een project bij de intake zorgt ervoor dat je ook de volgende stappen van het nieuwe verandermanagement kunt zetten: je kunt nu je opdrachtgever helpen met het opstellen van een inspirerend veranderverhaal en je hebt ruimte gecreëerd om het project te laten beïnvloeden door medewerkers of andere betrokkenen. 

Spreek af dat je (uiteraard) regelmatig bijpraat met je opdrachtgever, maar dat je daarin naast aandacht voor de inhoudelijke kant van het project ook de verandermanagement kant van het project aandacht geeft. In dat laatste deel bespreek je dan regelmatig de volgende zaken: zijn medewerkers betrokken bij het project, wordt het project goed ontvangen door alle stakeholders en moet de verandering inhoudelijk worden bijgestuurd om meer gedragenheid te krijgen?

In de volgende blogs gaan we in op de volgende vier stappen van Significs verandermangementaanpak. Wil je hier vast wat meer over leren, lees dan vast andere blogs en whitepapers op onze site of stel je vraag direct aan ons voor vrijblijvend advies om je goed op weg te helpen!