Een Signific verbetersessie organiseren: deel 1, de voorbereiding

23 april 2020 in

Stel, je krijgt de opdracht om binnen 5 dagen met een groep medewerkers een proces te verbeteren. Wat zou jouw aanpak zijn? Hoe zorg je voor een goede voorbereiding, een effectieve werkweek en een blijvende verbetering? 

Als verandermangementbureau helpt Signific regelmatig klanten om gedurende een tijdspanne van een paar dagen samen met een groep medewerkers een proces significant te verbeteren. Door middel van drie blogs zullen we verschillende cruciale succesfactoren voor verbetersessies met jullie delen. In dit eerste blog staat de voorbereiding van een dergelijk event centraal. Wat is cruciaal in de voorbereiding om er echt een succes van te maken?  De volgende twee blogs gaan over de uitvoering van de verbetersessie en de succesvolle borging daarvan.

Bedrijfsprocessen verbeteren: hoe herken je een Signific verbetersessie?

De sessie vindt plaats omtrent een onderwerp waar een urgente behoefte is om echt een grote stap voorwaarts te maken. Management en medewerkers willen hier serieus mee aan de slag en willen dit evenement tot een succes maken.

Uiteraard hoor je je bij een goede voorbereiding te houden aan een aantal belangrijke hygiëne factoren:

  • zorg voor een heldere doelstelling en toets op urgentie in overleg met je opdrachtgever;
  • maak de logistiek in orde: wie doen mee, wanneer, hoe lang, welke werkruimte;
  • bepaal wie operationeel de leiding heeft: wie faciliteert het event?
  • indien nodig doe je voorbereidende interviews of haal je data of andere feiten op;
  • maak afspraken over de besturing na de sessie.
  • Enz.

Waarschijnlijk ken je het bovenstaande lijstje wel. Toch gaat het hier best vaak fout. Heb je interesse in een complete checklist met wat je allemaal te doen hebt aan voorbereiding als je met een team een verbeter event organiseert? Laat het ons weten, we kunnen deze checklist met je delen.

Kies je voor een denk- of doesessie?

Maar dan, het belangrijkste in de voorbereiding: maak je van het event vooral een denk-sessie of een doe-sessie? Maak dit van tevoren expliciet. Het zegt namelijk iets over de groepssamenstelling en vraagt iets van de werkvormen die je wilt gebruiken tijdens het event. Wil je weglopen na een aantal dagen met een zeer goed doordacht 90-dagen plan, met daarin alle verbeterscenario’s en een uitgewerkt actieplan inclusief eigenaar? Of wil je vooral aan de slag en direct procesverbetering gaan doorvoeren? Het is verleidelijk om van beide een beetje te doen, maar een expliciete keuze hierin maakt veel duidelijker wat er opgeleverd moet worden aan het eind van het event en wat je dus als groep te doen hebt.  

Procesverbeteringen doorvoeren tijdens een doe-sessie

Er zijn een aantal factoren die voorspellen of je vooral een doe- of een denksessie moet overwegen. Eén daarvan is de volwassenheid van de huidige procesuitvoering. Als er lange tijd weinig of niets fundamenteel veranderd is aan een proces, dan zijn er waarschijnlijk zeer veel quick wins te behalen en kan je met een groep vrij snel aan de slag om zaken te verbeteren. Denk hierbij aan testen van nieuwe werkwijzen, aanpassing van de layout van een productievloer, een nieuw online formulier ontwerpen voor op een online klantportaal, enz.

Complexe problemen oplossen in een denk-sessie

Is de volwassenheid van de huidige procesuitvoering hoger, dan zal een denk-sessie passender zijn. Dan kan je tijd investeren in het oplossen van één of twee zeer taaie en complexe problemen in de huidige procesuitvoering. In dit geval grijp je naar verschillende problem solving werkvormen om zo naar verbetering te streven. Het is ook waarschijnlijk dat de gevonden oplossingen niet snel te implementeren zijn. Mogelijk moet er goedkeuring en budget gevraagd worden en is de output van een dergelijk event dus vooral een plan dat beschrijft hoe de gewenste oplossing uiteindelijk wordt geïmplementeerd.  

Er zijn meer factoren die bepalen of je vooral praktisch aan de slag gaat tijdens een event, of dat je vooral bezig bent om ideeën te genereren. Aarzel niet ons te benaderen om te bepalen wat voor jouw verbetersessie de juiste aanpak is.

Interne processen verbeteren tijdens een sessie: onze doelstoellingen

Ten slotte, als Signific een verbetersessie faciliteert dan willen we altijd twee doelstellingen realiseren. Ten eerste uiteraard een geboekt resultaat. De opdrachtgever organiseert ten slotte niet voor niets een verbetersessie. Waarschijnlijk moet er iets sneller, beter of tegen lagere kosten. Ten tweede streven we altijd naar enthousiasme in een groep om na de verbetersessie zelfstandig aan de slag te gaan. Het organiseren van een verbetersessie is een krachtig middel om echte verbetering te realiseren. Wij zorgen ervoor dat enkele medewerkers die meedraaien in een verbetersessie het volgende event zelfstandig kunnen organiseren en dat daarmee het verbeteren door blijft gaan. Wij komen graag eens bij je langs om te vertellen hoe we dit doen!

Volgende keer: de uitvoering van een event. Hoe ga je te werk en zorg je voor een gave sessie met goed eindresultaat.

Heb naar aanleiding van dit artikel vragen of ben je geïnteresseerd in een verbeterssie? Neem dan vrijblijvend contact met ons op! Wij ontmoeten je graag.